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【ビズサプリ通信】

▼　マイナンバー制度への対応は順調ですか？

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こんにちは。ビズサプリの庄村です。

暑中お見舞い申し上げます。暑さの厳しい日々が続きますが、皆様お変わりなくお過ごしでしょうか。まだまだ暑さは続くようですので、くれぐれもご自愛ください。

さて、今回は平成２７年１０月からマイナンバーの通知、平成２８年１月からマイナンバー利用開始と期限が迫ってきているマイナンバー制度の概要と民間事業者の対応について解説していきます。

なお、文中の意見は筆者個人の私見であることを予めご了承ください。

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■　１．マイナンバー制度とは

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マイナンバー制度とは、社会保障・税番号制度とも呼ばれ、住民票を有する国民全ての方一人一人に１２桁の個人番号を付し、また、全ての法人に１３桁の法人番号を付し、当該番号を利用することで、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一の情報であることを確認するために活用されるものです。

マイナンバーによって、まずは、行政の効率化が図れます。マイナンバーの導入後は、国や地方公共団体等での手続で、個人番号の提示、申請書への記載が求められます。国や地方公共団体の間で情報連携が始まると、情報の照合や転記等に要する時間や労力が大幅に削減され、手続きが正確でスムーズになります。

次に、国民の利便性が向上します。添付書類の削減等、行政手続が簡素化され、国民の負担が軽減されます。また、行政機関が持っている情報を確認したり、行政機関から様々なサービスのお知らせを受け取ったりできるようになります。

最後に、公平・公正な社会の実現です。国民の所得状況等が把握しやすくなり、税や社会保証の負担を不当に免れることや不正受給の防止、さらに困っている方へのきめ細かな支援が可能になります。

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■　２．マイナンバーどんなときに使われるの？

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ここでは、民間事業者がどのようなときにマイナンバーを使うようになるか、また、入手しなければならないの対象範囲を中心に説明していきます。

平成２８年１月以降は、民間事業会社は従業員の健康保険や厚生年金等の加入や給与の源泉徴収票の作成手続でマイナンバーが必要になってきます。

具体的には、民間事業者が行政機関等に提出する雇用保険の被保険者資格取得届、健康保険・厚生年金保険の被保険者資格取得届などの社会保障関連の各種届出書や申請書等に、対象者の個人番号や法人番号を記載するとととなります。したがって、民間事業者はパートやアルバイトを含め、すべての従業員からマイナンバーを入手していく必要があります。

税務関連では、国税や地方税の申告書、申請書、届出書、調書その他の書類にマイナンバーを記載します。法定調書等については、主に支払者及び支払を受ける者の個人番号と法人番号を記載します。給与所得の源泉徴収票では、本人のみならず、控除対象配偶者や控除対象扶養親族等の個人番号も記載されます。したがって、民間事業者は従業員のみならず、配偶者や扶養親族等のマイナンバーも提供を受けなければなりません。

また、税務関連では、報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書にも個人や法人のマイナンバーを記載するため、企業外部の個人や法人のマイナンバーも必要となってきます。

上記のように、パートやアルバイトを含む従業員を雇用する民間事業者がマイナンバー制度の対象となるため、大企業のみならず、中小企業や個人商店でもマイナンバーを取り扱います。

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■　３．マイナンバーを取扱う民間事業会社の注意すべき事項

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マイナンバー制度は１．で説明した通り非常に便利な制度である反面、特定個人情報であるため、民間事業会社には情報漏洩を防ぐための安全管理義務が課されています。民間事業会社で注意すべき点は以下の通りです。

民間事業会社が従業員等からマイナンバーを取得するときには、利用目的の明示と厳格な本人確認が必要となります。

マイナンバーは法律で定められた税と社会保険の手続に使用する目的以外で取得することはできないので、あらかじめ利用目的を従業員等に通知または公表する必要があります。また、厳格な本人確認には、正しい番号であることの確認と、手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認も含まれます。

次に、マイナンバーは税や社会保険等のために利用されるものであるため、それ以外に利用は禁じられています。したがって、民間事業者はこの目的以外の目的で従業員にマイナンバーの提供を要求し、収集、利用、管理することはで きません。

さらに、マイナンバーを含む個人情報は必要がある場合だけ保管が認められます。したがって、必要がなくなったらマイナンバーを廃棄するか削除することが必要となります。

また、マイナンバーを含む個人情報は特定個人情報となり、従来の個人情報よりも厳格に管理される必要があります。民間事業者はマイナンバーの漏えい、 滅失の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。具体的には、マイナンバー取扱者の特定、マイナンバ ー帳票が格納されている棚や引き出しに管理、パソコンで保管している場合は ウィルス対策ソフトの導入等が必要になってきます。

マイナンバー制度の導入まであと少しです。民間事業者は、マイナンバーの取得や情報の管理を徹底すべく事前に対策をとることが望まれます。

本日も【ビズサプリ通信】をお読みいただき、ありがとうございました。